Hoe zet je referral recruitment optimaal in?

Hoe zet je referral recruitment optimaal in?

Veel bedrijven erkennen het succes van referral recruitment bij het vinden van geschikt personeel. Referral recruitment is voor bijna 60 procent van de organisaties van belang, blijkt uit Stand van Werven 2017. Aan de andere kant wordt het referral recruitment proces vaak nog onvoldoende goed georganiseerd en hierdoor worden niet alle voordelen benut.

Wil je een referral programma ontwikkelen, inzetten en de juiste tools gebruiken? Dan zijn dit de 5 belangrijkste aandachtspunten van effectief referral recruitment.

1. Communicatie
2. Draagvlak
3. Duidelijke regelingen, procedures en beloningen
4. Meten en optimaliseren
5. Ondersteuning met referral tools

1. Communicatie

Het begint allemaal met communicatie. Communiceer het belang en de meerwaarde van een goed referral recruitmentprogramma. Medewerkers zullen hierdoor beseffen dat het belangrijk is om vacatures snel in te vullen. Wees hierin transparant. Niet alleen de kosten maar ook bezetting en groeidoelstellingen zijn afhankelijk van een goed referral recruitmentprogramma. Betrek je medewerkers in deze denkwijze en maak ze medeverantwoordelijk voor het succes en falen.

Het onder de aandacht brengen en houden van het programma en het stimuleren tot deelname is hierin zeer belangrijk. Het regelmatig herhalen van het nut van het programma, de uitgangspunten en waar meer informatie te vinden is, aan de medewerkers is belangrijk. Verder is het belangrijk medewerkers te laten weten hoe hun netwerk invloed heeft op het wervingsproces. Deel de ervaringen. Wat zijn de successen? Wat zijn de learnings?

Door medewerkers op de hoogte te houden van de status van de sollicitatieprocedure en de resultaten, wordt de betrokkenheid verder vergroot. Dit kan hen enthousiasmeren en aansporen om hun netwerk nog effectiever of vaker in te zetten. Gebruik het onderwerp eventueel ook in beoordelings- en functioneringsgesprekken.

2. Draagvlak

Een van de belangrijkste succesfactoren voor goede referral recruitment is draagvlak. Het personeel moet op de hoogte zijn van de vacatures en aangespoord worden om via het eigen netwerk geschikte kandidaten voor te dragen.

Belangrijk is om (intern) onderzoek te doen wanneer je als organisatie met referral recruitment start. Vraag naar de beweegredenen van medewerkers om mee te werken. En ontdek ook welke weerstanden er (mogelijk) zijn. Welke informatie hebben medewerkers nodig om een kandidaat enthousiast te maken? Zijn ze handig met alle social media? En hoe worden ze het liefst beloond voor hun inspanningen? Kortom verdiep je in jouw medewerkers en ga met hen in gesprek om referral recruitment tot een succes te maken. Zo krijgen medewerkers het gevoel dat zij onderdeel zijn van het strategieprogramma en er ook echt naar hen geluisterd wordt. Op deze manier zullen medewerkers het programma eerder omarmen en uitdragen.

Draagvlak kan verder gecreëerd worden door de medewerkers die daadwerkelijk zorgen voor nieuw personeel, te belonen. Dit kan met geld of eventueel in natura. Denk aan reisjes, producten van het bedrijf of bijvoorbeeld vrije tijd. Op deze manier beloon je ook de loyaliteit die deze medewerkers tonen naar het bedrijf.

3. Duidelijke regelingen, procedures en beloningen

Maak de regelingen en procedures voor de medewerkers niet te moeilijk. Te veel regels en voorwaarden vormen een drempel om deel te nemen. Maak ook de beloningen inzichtelijk en denk aan scenario’s zoals aangebrachte kandidaten die uiteindelijk op een andere functie worden aangenomen. Zorg er dus voor dat het programma dus vooral helder voor iedereen is. Op deze manier activeer je zoveel mogelijk medewerkers.

Geef sollicitanten die via een medewerker op een vacature hebben gereageerd voorrang. Dit laat de medewerker zien dat hun hulp wordt gewaardeerd. Een keer slecht omgaan, in de ogen van die medewerker, met een kandidaat en hij of zij zal niet zo snel meer een kandidaat aandragen. Daarnaast zijn deze kandidaten vaak serieus en heeft er al een vorm van voorselectie plaatsgevonden, waardoor de kans dat ze geschikt zijn voor de baan groter is.


Belangrijk:
Zorg voor een goede beloning. Naast waardering is een ‘referral vergoeding’ ook een extra aanmoediging voor de medewerkers. In de meeste gevallen is dit juist de doorslaggevende factor. Maar ja, wat is een juiste vergoeding?

Wanneer je kiest voor een financiële vergoeding kun je kiezen voor een standaard vergoeding of je laat de hoogte afhangen van de schaarsheid van de gezochte kandidaat. Aanbrengers van kandidaten voor hogere of moeilijk in te vullen functies krijgen daarmee hogere bonussen. Zorg ervoor dat de uitbetaling duidelijk is, zowel het bedrag als het tijdstip. Wanneer keer je uit, wanneer de kandidaat is aangenomen, na 1 maand werken of nog een andere periode? Ruim de helft van de medewerkers zien een financiële beloning als een enorme motivatie om kandidaten aan te brengen. Er zijn ook voorbeelden waar de vergoeding wordt gedeeld onder de referrer en de nieuwe medewerker.

Het in New York gevestigde bedrijf Axial is zeer actief met referral recruitment. Alex Steinberg, Axial-recruiter, zegt dat referral recruitment heeft bijgedragen aan het aantrekken van het juiste talent in de competitieve arbeidsmarkt in New York. Daarnaast heeft het ook een positief effect op het behouden van een positieve werkomgeving met topprestaties. Axial stimuleert haar werknemers om referrals in te dienen door creatieve benaderingen voor werknemersherkenning te bedenken. Het recruitmentteam presenteert bijvoorbeeld medewerkers die kandidaten voorstellen met een vintage Axial T-shirt tijdens corporate vergaderingen. Vanwege leuke acties als deze, zijn de eigen medewerkers goed voor 29% van het totaal van de Axial- medewerkers. Er hoeft dus niet direct een financiële beloning tegenover te staan om referral recruitment tot een succes te maken. Ook het Amerikaanse Thumbtack bood een wereldreis aan de medewerker die de meeste kandidaten aanbracht. Door het spelelement en de onderlinge competitie in het proces resulteerde dit in een hoge medewerkersbetrokkenheid.

4. Ondersteuning met referral tools

Nadat alle noodzakelijke voorbereidingen zijn getroffen gaat referral recruitment pas echt beginnen. Als organisatie wil je natuurlijk maximaal gebruik maken van de netwerken van jouw medewerkers. Een eenvoudige professionele recruitment tool die overal en altijd toegankelijk is en die het gehele referral proces beheert is essentieel.

Vooral het doorsturen van de vacature of het aanmaken van een interesseprofiel van de kandidaat moet gemakkelijk zijn. De medewerker en kandidaat kunnen bijvoorbeeld de gegevens en wensen van de kandidaat invullen. Denk hierbij aan naam, email, telefoonnummer, locatie en het vakgebied waar interesse in is. Via een referral tool kan de kandidaat het gehele proces doorlopen. Er dient een actieve terugkoppeling naar de gebruikers aanwezig te zijn inclusief status updates gedurende het gehele selectieproces. Zo houd je de betrokkenheid bij het proces en geef je een blijk van waardering naar de werknemers. In de tool moet nauwkeurig worden vastgelegd wie welke kandidaat heeft aangedragen en wanneer, zodat de beloning kan worden uitbetaald.

Zoals eerder aangegeven zijn de huidige tools vaak te complex en worden dan ook buiten werktijd te weinig gebruikt. Terwijl dit een van de belangrijkste succesfactoren is voor referral recruitment. Floyd & Hamilton heeft hierin een doorbraak bereikt met de ReferralApp. Deze wordt verderop in het whitepaper verder toegelicht.

5. Meten en optimaliseren

Meet en evalueer de resultaten van het referral recruitmentprogramma. Wat levert het op? Wat kost het? Ook in vergelijking met andere wervingskanalen. Eventueel kan het referralprogramma worden aangepast om het zo goed mogelijk te laten renderen. Wanneer je nog niets tot weinig doet met referral recruitment dan is een reële doelstelling dat 1 op de 5 kandidaten wordt aangebracht via referrers. Anders kun je de doelstelling verhogen.

Alle genoemde factoren hebben met elkaar te maken en bepalen het succes van je programma. Wanneer je een of meerdere factoren niet op orde hebt zal het totale programma niet de juiste resultaten opleveren. Het alleen roepen van een beloning voor het aanbrengen van nieuwe medewerkers is geen garantie op succes. Een organisatie die begint aan referral recruitment moet dus rekening houden met alle bovenstaande succesfactoren en blijven communiceren met hun medewerkers.

Waar verder rekening mee te houden?

Belangrijk voor succesvolle referral recruitment is wel dat je medewerkers trots zijn op je bedrijf. Als dat niet zo is, zullen ze niet zo snel hun netwerk openstellen. Daarnaast moet de beloningsstructuur niet zorgen voor kliekjes, omdat veel personen elkaar ook buiten het werk kennen. Verder moet er sprake zijn van een zorgvuldige sollicitatieprocedure. Je wilt namelijk goed omgaan met het netwerk van je medewerkers zodat ze zich niet hoeven te schamen voor hun werkgever. Houd het gehele proces dus wel goed in de gaten en overleg en communiceer regelmatig met je werknemers. En last but not least; zorg voor een goede informatieve en effectieve recruitmentsite. Alle marketing- en recruitment-uitingen komen namelijk op 1 plek uit: de recruitmentsite.