z Whitepaper
Recruitment Software en Websites
Als de vacaturesite is opgeleverd, betekent dit niet dat deze klaar is. Een goede vacaturesite is immers nooit klaar. Je moet rekening houden met het onderhoud en beheer van de site. De site moet natuurlijk up-to-date blijven. Dit heeft vooral betrekking op de content van de website, maar denk ook aan veiligheids- en software updates. De hoeveelheid onderhoud is afhankelijk van het gekozen Content Management Systeem (CMS) en haar functionaliteiten.

Door de toegankelijkheid van CMS-systemen zoals Joomla, WordPress en Drupal is het voor bedrijven mogelijk hun eigen onderhoud te doen. Met behulp van een CMS is het namelijk mogelijk om zonder al te veel kennis van programmeertalen aanpassingen, updates en ander onderhoud te doen.  

Het besluit om zelf het onderhoud van de website te doen of dit tegen een vergoeding te laten uitvoeren door een bureau, is echter vaak lastig. Er is hierbij namelijk sprake van een afweging van meerdere factoren. Hoewel het lijkt dat het zelf onderhouden van de website de goedkopere oplossing is, blijkt dit vaak niet zo te zijn. 

Waar moet je aan denken bij onderhoud en beheer van een vacaturesite?

  • Aanpassen teksten en afbeeldingen.
  • Nieuwe pagina’s, video’s en menu-items toevoegen.
  • Nieuwsberichten en vacatures plaatsen.
  • Aanpassingen in design.
  • Veiligheidsupdates van CMS.
  • Maken van back-ups.
  • Updaten thema, plug-ins en add-ons.
  • Aanpassingen maken ter bevordering van de SEO.
  • Analyse van conversiepaden en doorvoeren van verbeteringen.

Je kunt er voor kiezen om na de oplevering van de website het beheer en onderhoud van de website (gedeeltelijk) zelf te doen. Van full-service tot alles zelf doen; alles is vaak mogelijk. De vraag is uiteraard of jouw organisatie zelf de kennis in huis heeft om het beheer en de beveiliging te doen. Eventueel kun je dit uitbesteden bij de websitebouwer, maar soms verlenen zij juist geen support. Goed om dit dus van tevoren af te stemmen met de leverancier. Sommige websites veranderen niet of nauwelijks van inhoud, hierbij is beheer dus minder belangrijk. Wanneer de informatie regelmatig moet worden bijgewerkt, speelt het beheer van jouw website een belangrijke rol.  

Zelf een website onderhouden kost vaak meer tijd en dus indirecte kosten dan wanneer je dit uitbesteed. Daarnaast is het de vraag of je hetzelfde resultaat bereikt als een webdesigner. Het goed onderhouden van een website vergt o.a. kennis van websites, digitale trends en vormgeving. De focus moet liggen op de functionaliteit van een website en het optimaliseren van online mogelijkheden.

Ons advies

  • Goed op papier zetten wat je met je website wilt bereiken en hoe je dat wilt doen.
  • Breng de interne mogelijkheden qua kennis, maar ook tijd voor het beheer en onderhoud in kaart.
  • Alles goed voorbereiden en daarna een webbureau aansturen en laten uitvoeren.
  • Gezamenlijk met de webbouwer de taken goed verdelen, want dan kun je prima een (content) deel van je website wel zelf onderhouden.
  • Zorg voor een betrouwbare en veilige vacaturesite

 

Betrouwbaarheid is een basisvoorwaarde met verschillende dimensies. Hierbij is veiligheid (of beveiliging), zeker bij recruitment websites waar immers veel privacygevoelige informatie wordt uitgewisseld, essentieel. Hackers mogen geen toegang krijgen tot de site en databases. De gegevens moeten altijd versleuteld worden uitgewisseld.  

Hoewel ‘open source systemen’ niet onveiliger hoeven te zijn dan ‘closed source systemen’, geldt wel de eis dat ook open source systemen goed onderhouden en beheerd moeten worden. Hiermee kan het voordeel van het in eigen beheer hebben teniet worden gedaan. Stabiliteit van een recruitment website is evenzeer van belang en een goede compatibiliteit maakt deze vanuit alle apparaten en browsers snel en eenduidig benaderbaar. Belangrijk is dat alle updates en doorontwikkeling van het systeem en website plaatsvinden.  

Naast het technische deel moet het ook voor de bezoeker duidelijk zijn dat het om een betrouwbare website gaat. Geef dan ook aan dat er veilig met de gegevens wordt omgesprongen en alles alleen wordt gebruikt voor de sollicitatie. Op deze manier geef je de kandidaat een stuk zekerheid en zal deze zich eerder geneigd voelen om online de sollicitatie in te vullen. Een goede tip is om de website te laten testen door gebruikers. Zij kunnen feedback geven op het design, maar ook over de betrouwbaarheid en het gebruikersgemak. Wat ervaren zij als prettig en wat juist niet. Uiteindelijk verzamel je deze feedback en kijk je waar de website te verbeteren is qua betrouwbaarheid, uitstraling en gebruikersgemak.  

Bij het beheren en onderhouden van een website komt dus nogal wat kijken. Zet dus goed op papier wat de wensen en de interne mogelijkheden zijn. Ga daarna in gesprek met de webbouwer en verdeel de taken en bevoegdheden.