Wat is het verschil tussen een Applicant Tool en een Applicant Tracking System?

Beide oplossingen ondersteunen het verwerken en volgen van sollicitanten. Het verschil zit vooral in de breedte en diepte van de ondersteuning. De Applicant Tool van Floyd & Hamilton richt zich op de essentiële onderdelen van applicant tracking. Een uitgebreider Applicant Tracking System kan daarnaast bijvoorbeeld uitgebreide workflows, automatisering, rollen en rechten, talentpools en rapportages ondersteunen.

Wanneer heb je geen uitgebreid Applicant Tracking System nodig?

Wanneer je recruitmentproces relatief overzichtelijk is, kan een Applicant Tool voldoende zijn. Bijvoorbeeld als een klein aantal mensen verantwoordelijk is voor recruitment, sollicitatieprocedures grotendeels dezelfde stappen volgen en uitgebreide workflowautomatisering of een recruitment-CRM niet nodig is.

Wat kun je met de Applicant Tool van Floyd & Hamilton?

Met de Applicant Tool kun je vacatures en binnenkomende sollicitaties vanuit Hamilton CMS beheren. Sollicitaties verschijnen in een centraal kandidatenoverzicht en kunnen worden gezocht en gefilterd. Iedere kandidaat heeft daarnaast een eigen dossier met onder andere contactgegevens, de betreffende vacature, documenten, de verantwoordelijke, de status en een bewaartermijn.

Kan ik Hamilton CMS koppelen aan andere applicant tracking software?

Ja. Hamilton CMS kan worden gekoppeld aan een extern Applicant Tracking System of HR-systeem. Organisaties die al een centraal systeem voor recruitment gebruiken, kunnen dat systeem blijven gebruiken en Hamilton CMS inzetten voor de recruitmentsite.

Kun je later overstappen van de Applicant Tool naar een uitgebreider Applicant Tracking System?

Ja. Je kunt starten met Hamilton CMS in combinatie met de Applicant Tool en later overstappen naar een extern Applicant Tracking System of HR-systeem. De bestaande recruitmentsite hoeft daarvoor niet opnieuw gebouwd te worden. De voorkant en candidate experience kunnen blijven staan, terwijl de verwerking van vacatures en sollicitaties aan de achterkant wordt aangepast.

Applicant tracking software

Wanneer heb je genoeg aan de basis?

Sollicitaties komen binnen via je recruitmentsite. Vervolgens wil je kandidaten kunnen beoordelen, cv’s terugvinden, zien wie verantwoordelijk is voor een sollicitatie en bijhouden waar iemand zich in het sollicitatieproces bevindt.

Daarvoor heb je applicant tracking software nodig. Maar hoeveel software heb je eigenlijk nodig? Moet je direct kiezen voor een uitgebreid Applicant Tracking System (ATS), of is een eenvoudigere Applicant Tool voldoende?

Dat hangt vooral af van de complexiteit van je recruitmentproces. Want meer functionaliteiten zijn niet automatisch beter. Je wilt vooral applicant tracking software die past bij wat je recruitmentteam daadwerkelijk nodig heeft.

wat doe je met verlopen gesloten of vervulde vacatures

Wat is applicant tracking software?

Applicant tracking software helpt organisaties bij het verzamelen, beheren en volgen van sollicitaties.

In plaats van cv’s in mailboxen, losse documenten en Excel-bestanden te bewaren, worden sollicitaties centraal opgeslagen. Recruiters kunnen daardoor bijvoorbeeld zien:

op welke vacature iemand heeft gesolliciteerd;
welke contactgegevens en documenten zijn aangeleverd;
wie verantwoordelijk is voor de sollicitatie;
welke status een kandidaat heeft;
en welke vervolgstappen nodig zijn.

Applicant tracking vormt daarmee de basis van een digitaal recruitmentproces:

vacature publiceren → sollicitatie ontvangen → kandidaat beoordelen → voortgang bijhouden.

De hoeveelheid functionaliteit die je daaromheen nodig hebt, verschilt sterk per organisatie.

Applicant tracking software binnen Hamilton CMS

Floyd & Hamilton heeft binnen Hamilton CMS een eigen Applicant Tool. Hiermee kun je vacatures én binnenkomende sollicitaties beheren vanuit dezelfde omgeving als je recruitmentsite.

Vacatures kunnen in Hamilton CMS worden aangemaakt, beheerd en gepubliceerd. Daarbij kun je onder andere het vakgebied, de locatie, het contracttype, aantal uren en salarisinformatie vastleggen.

Iedere kandidaat krijgt een eigen dossier met onder andere:

contactgegevens;
de vacature waarop is gesolliciteerd;
cv, motivatie en andere documenten;
de verantwoordelijke voor de sollicitatie;
de status van de sollicitatie;
de bewaartermijn.

Zo heb je de belangrijkste applicant tracking software direct binnen je recruitment CMS, zonder dat je daarvoor een afzonderlijk systeem nodig hebt.

Wanneer heb je meer uitgebreide applicant tracking software nodig?

Voor veel organisaties is de Applicant Tracking tool voldoende. Maar recruitment kan natuurlijk een stuk complexer worden.

Denk aan een organisatie waarin tientallen recruiters en hiring managers met kandidaten werken, verschillende bedrijfsonderdelen ieder hun eigen selectieprocedure hebben of kandidaten veel verschillende stappen doorlopen.

Dan kan een uitgebreider Applicant Tracking System interessant worden.

Er bestaat overigens geen vaste lijst met functionaliteiten waaraan applicant tracking software moet voldoen. De mogelijkheden verschillen sterk per leverancier.

Afhankelijk van de gekozen software kan zo’n systeem bijvoorbeeld ondersteuning bieden voor:

uitgebreide en configureerbare recruitmentworkflows;
verschillende rollen en gebruikersrechten;
automatische communicatie en reminders;
goedkeuringsprocessen;
talentpools en recruitment-CRM;
uitgebreide recruitmentrapportages;
integraties met andere HR-systemen.

Het belangrijkste verschil zit daarom vooral in de breedte en diepte waarmee de software je recruitmentproces ondersteunt.

Applicant Tool versus uitgebreide applicant tracking software

De basis is bij beide oplossingen grotendeels hetzelfde. Het verschil wordt zichtbaar zodra je meer processen wilt organiseren en automatiseren.

Functionaliteit	Floyd & Hamilton Applicant Tool	Uitgebreid Applicant Tracking System
Vacatures aanmaken en beheren	✓	✓
Vacatures publiceren	✓	✓
Sollicitaties centraal ontvangen	✓	✓
Cv’s en documenten beheren	✓	✓
Kandidaten zoeken en filteren	✓	✓
Status sollicitatie bijhouden	✓	✓
Verantwoordelijke koppelen	✓	✓
Bewaartermijn registreren	✓	Vaak ✓
Recruitmentsite, vacatures en sollicitaties vanuit één CMS beheren	✓	Doorgaans via koppeling
Uitgebreide recruitmentworkflows	Niet de primaire functie	Vaak ✓
Uitgebreide rollen en rechten	Niet de primaire functie	Vaak ✓
Geavanceerde automatisering	Niet de primaire functie	Vaak ✓
Talentpool / recruitment-CRM	Niet de primaire functie	Vaak ✓
Geavanceerde rapportages	Niet de primaire functie	Vaak ✓

De exacte functionaliteiten verschillen per Applicant Tracking System.

Wanneer heb je géén uitgebreid Applicant Tracking System nodig?

Applicant tracking software hoeft niet uitgebreider te zijn dan je recruitmentproces.

Wanneer je vooral een goede manier zoekt om vacatures en sollicitaties te beheren, kan een Applicant Tool voldoende zijn.

Dat is bijvoorbeeld interessant wanneer:

een relatief klein aantal mensen verantwoordelijk is voor recruitment;
kandidaten grotendeels hetzelfde sollicitatieproces doorlopen;
de meeste sollicitaties via de recruitmentsite binnenkomen;
uitgebreide automatisering niet noodzakelijk is;
je geen recruitment-CRM of uitgebreide talentpool nodig hebt;
je vacatures en sollicitaties graag vanuit dezelfde omgeving beheert.

Je voegt dan de applicant-trackingfunctionaliteiten toe die je nodig hebt, zonder direct een uitgebreider recruitmentplatform te implementeren.

Welke Applicant Tracking software past het best bij jullie?

Karlien denkt mee tijdens een vrijblijvende strategiesessie.

Plan je sessie

Waarom Floyd & Hamilton?

Specialist in recruitmentsites & employer branding
Ervaring met complexe integraties
Focus op conversie en kandidaatbeleving
Persoonlijke aanpak en korte lijnen
Altijd gericht op duurzame partnerships

Kom in contact

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Of gewoon eens sparren over hoe je jouw werkgeversmerk sterker kunt positioneren?

Karlien Donders

06 52 45 11 77

Stuur een WhatsApp bericht

Stuur een e-mail

Trots op onze klanten

Van toonaangevende corporates tot snelgroeiende organisaties — we hebben al vele mooie werkgevers geholpen hun zichtbaarheid te vergroten en talent aan te trekken. Wij zijn trots op langdurige samenwerkingen waarin we continu optimaliseren en innoveren.