Functieomschrijving maken?

Een functieomschrijving is het onderdeel van een vacature waarin je beschrijft wat iemand gaat doen, welke verantwoordelijkheden daarbij horen en welke bijdrage diegene levert aan de organisatie.


Een goede functieomschrijving geeft antwoord op een aantal vragen:

• Wat zijn de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden?
• Hoe ziet een gemiddelde werkdag of werkweek eruit?
• Met wie werkt de kandidaat samen?
• Hoeveel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid krijgt iemand?
• Wat maakt het werk interessant of betekenisvol?
• Welk resultaat kan iemand met zijn of haar werk bereiken?

Je hoeft niet al deze vragen afzonderlijk te beantwoorden. Het belangrijkste is dat een kandidaat zich een concreet beeld kan vormen van de functie.

En dat hoeft helemaal niet saai te zijn, zoals de volgende vijf voorbeelden laten zien.

Decathlon kiest voor een speelse opbouw van de functieomschrijving. Bij de vacature voor Teamleider staan onder 'Jouw rol' vijf onderdelen, waaronder 'Ownership', 'Lead your team' en 'Run the business'.

Bij 'Ownership' staat bijvoorbeeld: 'Jij bent ondernemer van je eigen sportafdeling. Van de voorraadstrategie tot het coachen van je team, jij hebt de volledige regie over de groei en resultaten.'

Ook bij de vacature voor Vulploegmedewerker gebruikt Decathlon opvallende formuleringen. Zo wordt het lossen van vrachtwagens 'Vracht knallen' genoemd en het tillen van fietsen en fitnessapparaten een gratis gymsessie onder de noemer 'Heavy lifting'.

Hierdoor krijgen zelfs praktische werkzaamheden een energieke uitstraling. De teksten passen bij het sportieve karakter van Decathlon, zonder onduidelijk te worden over wat je daadwerkelijk gaat doen.

Wat maakt deze functieomschrijvingen van Decathlon sterk?

• De vier of vijf speelse onderdelen maken de tekst overzichtelijk en makkelijk scanbaar.
• De actieve formuleringen geven energie aan de functie.
• De taken en verantwoordelijkheden blijven conctreet.
• Ook doorgroeimogelijkheden krijgen een concrete invulling, met voorbeelden van functies en locaties.

Tip: Geef dagelijkse werkzaamheden een eigen karakter door je merkidentiteit terug te laten komen in de functieomschrijving. Zorg er wel voor dat kandidaten direct begrijpen wat het werk inhoudt.

Bij zorgorganisatie KleinGeluk begint de functieomschrijving voor Verzorgende IG met iets heel praktisch: de werktijden.

De avonddiensten zijn meestal van 15.15 tot 23.00 uur. Maar wie liever om 18.00 uur begint, kan daarover in gesprek.

Dat is waardevolle informatie voor kandidaten die werk en privé willen combineren. In plaats van alleen te schrijven dat de organisatie flexibel is, laat KleinGeluk direct zien wat die flexibiliteit betekent.

Daarna volgt een warme beschrijving van het werk. Je voert verzorgende en verpleegtechnische handelingen uit, stimuleert de zelfredzaamheid en hebt aandacht voor hoe cliënten zich voelen.
Ook de werksfeer komt aan bod. Niet met de gebruikelijke omschrijving 'een gezellig team', maar met aandacht voor humor, betrokkenheid en kleine geluksmomenten.

Wat maakt deze functieomschrijving sterk?

• De tekst begint met informatie die voor de doelgroep belangrijk is.
• Flexibiliteit wordt concreet gemaakt met werktijden.
• De functie combineert vakinhoudelijke taken met menselijke betekenis.
• De toon past bij de naam en identiteit van KleinGeluk.

Tip: Bedenk welke praktische vragen kandidaten hebben voordat ze solliciteren. Door die meteen te beantwoorden, maak je het makkelijker om te bepalen of de functie bij hen past.

Veel functieomschrijvingen zijn niet per se verkeerd, maar blijven te algemeen. Met een paar aanpassingen maak je ze al een stuk duidelijker.

Dit zijn fictieve voorbeelden om het verschil tussen algemene en concrete formuleringen te laten zien.

Het gaat er niet om dat je een functieomschrijving langer maakt. Juist door specifieke informatie te geven, kun je vaak veel algemene tekst schrappen.

De vijf voorbeelden laten zien dat er niet één juiste manier is om een functieomschrijving te schrijven. Wel zijn er een aantal principes die bijna altijd werken.

1. Begin met de belangrijkste verantwoordelijkheid

Wat is de kern van de functie? Wat maakt het werk waardevol? Gebruik dat als uitgangspunt voor je introductie, zoals HORNBACH doet.

2. Beschrijf concrete taken en situaties

Noem niet alleen 'projectmanagement' of 'klantcontact', maar leg uit wat iemand daadwerkelijk doet. Gebruik voorbeelden die passen bij de functie.

3. Maak de tekst scanbaar

Gebruik duidelijke tussenkoppen en korte alinea's. Een opsomming van drie tot vijf belangrijke taken kan helpen, maar hoeft niet altijd het uitgangspunt te zijn.

4. Laat zien hoeveel zelfstandigheid iemand krijgt

Mag iemand zelf beslissingen nemen? Is er begeleiding? Wordt er in een team gewerkt? Dat zijn belangrijke verschillen tussen functies, zeker voor junior- en seniorposities.

5. Schrijf in de taal van je doelgroep

Een functieomschrijving voor een winkelmedewerker mag anders klinken dan die voor een financieel controller. Zorg dat de toon past bij de doelgroep én bij je organisatie.

6. Schrap algemene termen die niets toevoegen

Woorden als 'dynamisch', 'uitdagend' en 'veelzijdig' zeggen weinig als je niet uitlegt wat ze betekenen. Maak ze concreet of laat ze weg.

Een concrete functieomschrijving helpt niet alleen kandidaten, maar ook AI-systemen zoals ChatGPT en Claude om vacatures beter te begrijpen en te koppelen aan relevante zoekvragen.

Schrijf dus niet alleen dat iemand ‘veel verantwoordelijkheid’ krijgt, maar benoem welke taken daarbij horen. Bijvoorbeeld het aansturen van tien medewerkers of het beheren van de voorraadplanning.

Hoe specifieker je bent, hoe beter AI-systemen de functie kunnen interpreteren. Daarmee leg je een goede basis voor Recruitment GEO en vergroot je de kans dat jouw vacatures worden gevonden via AI.